Masz problemy z zarządzaniem czasem? Czujesz, że przelatuje Ci on między palcami i masz wrażenie, że nic nie zrobiłeś/aś, a zadania się mnożą? Mamy na to sposób! Dowiedz się, co to jest macierz Eisenhowera i zwiększ swoją produktywność.
Macierz Eisenhowera – co to jest?
Macierz Eisenhowera nazywana również matrycą priorytetów to skuteczna metoda zarządzania czasem. Za jej pomocą kategoryzujesz zadania względem ważności i priorytetowości.
Podział ten pozwala Ci wykorzystać czas oraz ograniczyć prokrastynację. Jeśli jesteś osobą, której każdy dzień przynosi wiele stresu i żyjesz pod ciągłym napięciem, to macierz Eisenhowera będzie dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.
Jak wykorzystać macierz Eisenhowera w biznesie?
Przyda się on do uporządkowania pilnych zadań, które są ważne w kwestii działania i rozwoju firmy. Pozwoli Ci wyeliminować zadania, które Cię rozpraszają – np. poprzez delegacje innej osobie. To zapobiegnie powstawaniu sytuacji kryzysowych i pozwoli Ci skupić się na ważnych oraz dużych projektach.
Ustalisz, co tak naprawdę jest dla Ciebie ważne i wymaga natychmiastowej realizacji, a co możesz odrzucić lub oddelegować innej osobie.
Matryca priorytetów – podział na ćwiartki
Macierz Eisenhowera dzieli się na 4 ćwiartki:
- I ćwiartka zadania ważne i pilne,
- II ćwiartka zadania ważne i niepilne,
- III ćwiartka zadania nieważne i pilne,
- IV ćwiartka zadania nieważne i niepilne.
I ćwiartka to zadania, które wymagają od Ciebie natychmiastowej reakcji. To często niespodziewane rzeczy, które mogą przynosić stres i powodować napięcie. Jeśli ich nie wykonasz, będziesz musiał/a się liczyć z konsekwencjami.
Mają one ściśle wyznaczony termin realizacji, dlatego nie możesz zwlekać z ich wykonaniem. To takie rzeczy jak np. choroba, awaria samochodu czy przygotowanie miesięcznego raportu w pracy ostatniego dnia miesiąca.
Często wpadają tu też zadania z II ćwiartki z powodu zaniedbania. To wpływa na to, że jedynymi zadaniami, jakie wykonujesz, są zadania z I ćwiartki. Jeśli masz tendencję do odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę, będziesz pochłonięty/a zadaniami właśnie z tego kwadratu.
II ćwiartka jest powiązana z Twoimi marzeniami i celami. Nie mają one wyznaczonego terminu realizacji, jednak znacząco wpływają na jakość Twojego życia. To właśnie dzięki nim się rozwijasz i czerpiesz radość. Jeśli będziesz jak najwięcej działać w tej ćwiartce i umiejętnie realizować zadania, tak by nie przechodziły do I ćwiartki, zminimalizujesz poziom stresu.
Zadania z III ćwiartki to najczęściej takie, które pomagają realizować innym ich cele. Nie mają dla Ciebie one żadnego priorytetu, jednak są ważne z tego powodu, że pomagasz innym i czujesz z tego powodu powinność. To tzw. zadania do wykonania ?od ręki?.
W tej ćwiartce łatwo się zagubić i realizować zadania innych osób, zamiast skupić się na swoich. W pracy zadania ważne i niepilne możesz delegować współpracownikom. Jednak nie sprawdzi się to wtedy, gdy jesteś pracownikiem szeregowym lub jeśli prowadzisz jednoosobową działalność.
IV ćwiartka to pożeracze czasu i wszystkie rzeczy, które nie wnoszą spektakularnych zmian do Twojego życia. Jest to spędzanie czasu na social mediach czy pogawędki w pracy. Łatwo jest się w tej ćwiartce zatracić i ulec takiemu zjawisku jak prokrastynacja.
Nie odkładaj zadań na ostatnią chwilę w celu poczucia chwilowej ulgi – w późniejszym czasie przyniesie Ci to stres i lęk przed porażką.
Jak odróżnić zadania ważne od pilnych?
Problem z macierzą Eisenhowera pojawia się, gdy musisz podzielić zadania i ustalić ich priorytet. Z pozoru wszystko może wydawać Ci się ważne i pilne. Podstawowym błędem, jakim popełniają ludzie, jest używanie tych terminów na przemian.
Rzeczy ważne wiążą się najczęściej z rozwojem osobistym, rozwojem firmy i mają duży wpływ na jakość życia. To dzięki ważnym zadaniom możesz prowadzić szczęśliwe życie. Nie są jednak one pilne, nie musisz ich wykonywać ?od ręki?. Na przykład rozwijanie własnych pasji jest ważne, ale nie wymaga od Ciebie wyznaczenia surowego deadline?u, bo robisz to dla przyjemności i w celu zaspokojenia własnych potrzeb.
Zadania pilne to takie, które mają wyznaczony czas, muszą być szybko wykonane i wymagają natychmiastowej uwagi. Nie są one jednak ważne dla Ciebie z szerszej perspektywy. Nie przewidzisz np. pilnego telefonu od klienta czy ASAP?ów, ale nie możesz im poświęcać całego swojego czasu, ponieważ nie wpływają bezpośrednio na jakość Twojego życia.
Mimo tego wiele osób, zamiast skupić się w większości na zadaniach ważnych i niepilnych (czyli tych z II ćwiartki), wykonuje tylko zadania nieważne i pilne, nie skupiając się na swoich priorytetach. Takie zadania zamieniają się później na zadania ważne i pilne, co prowadzi do ciągłego ?gaszenia pożarów?.
Jak korzystać z macierzy Eisenhowera?
Na początek musisz dokładnie zastanowić się, co tak naprawdę jest dla Ciebie ważne i pilne. Możesz wtedy zaplanować sobie cały tydzień z użyciem matrycy priorytetów i monitorować swoją produktywność. To pomoże Ci w dalszym planowaniu – w praktyce zobaczysz, co jest ważne, a co pilne, co zabrało Ci najwięcej czasu, a co możesz oddelegować innej osobie lub całkowicie usunąć.
W ustaleniu zadań i ich priorytetu może pomóc Ci cytat twórcy macierzy, czyli trzydziestego czwartego prezydenta Stanów Zjednoczonych – generała Dwighta D. Eisenhowera.
„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.
Macierz Eisenhowera – pobierz darmowy szablon wraz z infografiką
Chcesz mieć macierz Eisenhowera zawsze pod ręką? Przygotowaliśmy dla Ciebie darmową infografikę, w której znajdziesz najważniejsze informacje o tym sposobie zarządzania czasem, a także szablon, który pomoże Ci uporządkować zadania.
