Wiele osób przed zdecydowaniem się na wirtualne biuro zastanawia się, czy takie rozwiązanie jest legalne. Za wątpliwościami stoją przede wszystkim wzmożone kontrole urzędów skarbowych i związane z nimi historie. Czy wirtualne biuro jest legalne? Jak to wygląda naprawdę? Postaramy się rozwiać wszelkie wątpliwości.
Jak wygląda sytuacja pod względem prawnym?
Nigdy nie było żadnych okoliczności, które stwierdziłyby nielegalność wirtualnych biur. Gdyby tak było, nie powstawałyby coraz to nowe firmy, które zajmują się pełnym outsourcingiem obsługi biurowej (a więc między innymi wynajmowaniem wirtualnego adresu). Zatem skąd wzięła się niepewność wśród zainteresowanych tego typu biurem? Dlaczego wciąż tyle osób zadaje sobie pytanie, czy wirtualne biuro jest legalne?
Zobacz też: co to jest wirtualne biuro?
Wzmożone kontrole urzędów skarbowych doprowadziły do tego, że osoby, które chcą wynająć wirtualne biuro, nie są do końca pewne, czy takie rozwiązanie jest w pełni legalne.
Jednak nie ma się co obawiać, ponieważ orzeczenie Sądu Administracyjnego z dnia 08.05.2014 II FSK 3549/13 potwierdza, że funkcjonowanie wirtualnych biur jest zgodne z prawem.
Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).
Rejestracja VAT a biuro wirtualne
Co w sytuacji, gdy osoba, która wynajmuje wirtualne biuro, chce się zarejestrować jako płatnik VAT? Zdarzały się sytuacje, w których odmawiano takiej rejestracji. Skarb Państwa argumentował to w taki sposób, że danego przedsiębiorcy nie ma pod podanym adresem i nie wykonuje tam działalności. Co z tym idzie, dane podane przez przedsiębiorcę we wniosku są nieprawdziwe, więc można go odrzucić.
Jednak przepisy mówią jasno, kiedy można spodziewać się odmowy rejestracji jako płatnik VAT:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
- podmiot ten nie istnieje,
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
- podmiot albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
- z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej,
- wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Jak to rozumieć?
Wynajmując wirtualne biuro, nabywasz umowę najmu, dlatego, nie ma podstaw, by twierdzić, że adres jest nieprawdziwy. Twoja firma istnieje, a skontaktować się można z Tobą za pomocą wirtualnego biura i nie ignorujesz (a przynajmniej nie powinieneś/aś ;)) przychodzącej korespondencji i urzędników. Działasz legalnie. Tym sposobem nie łamiesz żadnego przepisu.
Co więcej, w skrajnych przypadkach zdarza się, że urzędy skarbowe od razu zakładają, że firma, która ma siedzibę w wirtualnym biurze, będzie chciała dokonywać oszustów podatkowych. Dlatego coraz bardziej utrudniają rejestrację przedsiębiorstw pod takimi adresami, ponieważ są co do tego sceptyczni i nieufni. Przedsiębiorcy są z tego powodu niezadowoleni, bo zdecydowanie opóźnia to wszystkie inne procesy związane z prowadzeniem własnego biznesu.
Dlaczego wirtualne biuro przydaje się przedsiębiorcom?
Wirtualne biura są wielkim ułatwieniem dla freelancerów czy startupów, które do wykonywania swojej działalności nie potrzebują fizycznego biura.
Pozwalają one zoptymalizować wiele kosztów, ponieważ oprócz udostępnienia adresu oferują szereg innych przydatnych usług takich jak:
- prowadzenie księgowości,
- pomoc prawną,
- udostępnianie lokali do przeprowadzania konferencji.
Przedsiębiorcy nie chcą też, by do użytku publicznego został udostępniony ich adres domowy. Nie każdy chce gościć w domowym zaciszu urzędników czy kontrahentów.
Dlatego utrudnianie przedsiębiorcom prowadzenia ich działalności tylko ze względu na to, że jako swoją siedzibę podają biuro wirtualne, jest niewłaściwe i krzywdzące.
Czy wirtualne biuro jest legalne – podsumowanie
Tak, wirtualne biuro jest legalne i zawsze będzie. Nie ma co do tego żadnych wątpliwości. Co w przypadku kontroli? Warto podkreślić, że odmowa rejestracji jako płatnik VAT zdarza się stosunkowo rzadko, a gdy taka sytuacja nastąpi, przedsiębiorca powinien skorzystać z ochrony prawnej.
Wirtualne biura i wszelkie pytania związane z jego legalnością nie powinny budzić już żadnych wątpliwości. Rozwój technologii sprawia, że przedsiębiorcy szukają coraz to nowszych rozwiązań i nie powinno im się tego utrudniać.