Wirtualne biuro dla fundacji i stowarzyszenia w Toruniu

Organizacja bez lokalu, zarząd na odległość

Większość małych fundacji i stowarzyszeń nie wynajmuje biura. Członkowie zarządu działają wolontariacko, mają własną pracę, mieszkają w różnych miejscach i spotykają się online. Organizacja i tak potrzebuje stałego adresu: do rejestru, do urzędu skarbowego, do banku, do umów z partnerami i do kontaktu z darczyńcami.

W Good Spot organizacja dostaje tytuł prawny do wskazania naszego adresu – ul. Marii Konopnickiej 11/1 w Toruniu – jako adresu siedziby oraz obsługę poczty, która pod ten adres przyjdzie. Zgodę na wskazanie adresu dostajesz przy podpisaniu umowy, a adres jest zwykle do dyspozycji następnego dnia roboczego. Jeśli chcesz najpierw zrozumieć, czym taka usługa różni się od najmu lokalu, przeczytaj jak działa wynajem adresu.

Dlaczego nie adres prywatny członka zarządu

Najprostszy pomysł to wpisać mieszkanie prezesa albo założyciela. Działa, dopóki nic się nie zmienia. W praktyce szybko pojawiają się trzy kłopoty:

• Jawność. Adres organizacji w KRS jest publiczny. Każdy, kto zajrzy do rejestru, zobaczy prywatne mieszkanie, a obok nazwiska osób z zarządu.
• Zmiany w zarządzie. Kadencja się kończy, prezes rezygnuje, ktoś się przeprowadza. Organizacja zostaje z siedzibą u osoby, która już w niej nie działa, i musi zmieniać adres przy okazji zmian, które adresu w ogóle nie powinny dotyczyć.
• Poczta w jednej skrzynce. Pisma z sądu i urzędu trafiają do jednej osoby. Gdy wyjedzie albo przestanie się angażować, polecony wraca nieodebrany, a pismo może zostać uznane za doręczone, choć nikt go nie przeczytał.

Adres niezwiązany z żadną osobą sprawia, że zmiany w składzie zarządu nie dotykają siedziby, a korespondencja trafia zawsze w to samo miejsce.

Siedziba a adres w rejestrze

Warto rozróżnić dwie rzeczy, które w rozmowach często się mieszają:

• Siedziba to miejscowość wskazana w statucie, na przykład Toruń.
• Adres to konkretna ulica i numer, wpisywane do KRS (a przy stowarzyszeniu zwykłym do ewidencji prowadzonej przez organ nadzorujący).

Jeśli statut wskazuje jako siedzibę Toruń, przeniesienie adresu w obrębie miasta zwykle nie wymaga zmiany statutu: zarząd zgłasza nowy adres do sądu rejestrowego. Jeśli siedziba ma się przenieść do innej miejscowości, najpierw trzeba zmienić statut zgodnie z jego zapisami. Przed złożeniem wniosku sprawdź, jakie opłaty urzędowe dotyczą Twojej organizacji. Przy zmianie adresu w KRS może pomóc nasz księgowy (usługa płatna osobno).

Pisma z terminem: dzwonimy tego samego dnia

Do organizacji pozarządowej przychodzi zwykle mniej listów niż do firmy, ale są one ważne: wezwania z sądu rejestrowego, pisma z urzędu skarbowego, korespondencja od organu nadzoru, sprawy związane ze sprawozdaniami. Wiele z nich ma termin na odpowiedź, a zarząd pracujący po godzinach łatwo go przeoczy. Dlatego u nas:

• odbieramy korespondencję zwykłą i poleconą, także z sądu i urzędu;
• przy piśmie z terminem dzwonimy tego samego dnia;
• w pakiecie 2 dostajesz skany listów raz w tygodniu, w pakiecie 3 tego samego dnia;
• jesteśmy na miejscu od poniedziałku do piątku, 8:00 – 16:00.

Nikt z zarządu nie musi codziennie zaglądać do skrzynki. Więcej o tym, co dzieje się z listem od chwili, gdy do nas trafi, przeczytasz na stronie obsługa korespondencji.

Kiedy wirtualny adres nie wystarczy

Wirtualne biuro daje adres i obsługę poczty. Pod tym adresem organizacja nie prowadzi swojej działalności na miejscu, co ma znaczenie zwłaszcza dla organizacji pracujących bezpośrednio z ludźmi.

Często sprawdza się układ mieszany: siedziba i poczta u nas, a zajęcia w szkole, domu kultury albo sali wynajmowanej na godziny.

Który pakiet wybrać

Większości organizacji wystarcza jeden z dwóch pierwszych pakietów:

• Pakiet 1 – 99 zł netto miesięcznie. Adres do rejestracji w KRS, odbiór korespondencji zwykłej i poleconej, informowanie telefoniczne. Listy odbiera się u nas osobiście albo przez osobę, której organizacja udzieli pełnomocnictwa do odbioru. Dobry wybór, gdy ktoś z zarządu bywa w Toruniu.
• Pakiet 2 – 190 zł netto miesięcznie. Do tego skany listów raz w tygodniu (do 5 listów po 10 stron). Przy zmianie adresu w KRS może pomóc nasz księgowy (płatnie). Dobry dla zarządu działającego zdalnie i dla organizacji, która przenosi do nas adres.

Umowa jest na 6 miesięcy, z 3-miesięcznym wypowiedzeniem. Przy płatności za rok z góry 2 miesiące są gratis, więc pakiet 1 wychodzi wtedy 82,50 zł netto miesięcznie. Płacisz gotówką, BLIK-iem albo przelewem. Przy umowie pytamy o PESEL i dokument osoby reprezentującej organizację, bo tego wymaga ustawa AML. Wszystkie pakiety porównasz w cenniku, a jeśli szukacie księgowego, polecamy biuro, które zna ten adres – polecamy, nie pośredniczymy.

Adres, który przetrwa kolejne kadencje

Fundacje działają latami, a stowarzyszenia przechodzą przez kolejne zarządy. Adres organizacji powinien być stabilniejszy niż jej skład. Lokal przy ul. Marii Konopnickiej 11/1 jest naszą własnością, więc adres nie zniknie dlatego, że ktoś wypowie nam najem, a Twoja organizacja nie będzie musiała przez to zmieniać wpisu w rejestrze. Pod tym adresem działa ponad 500 firm, a w Google mamy ocenę 5,0.

Pełny zakres usługi